1. Attività amministrative:
- Gestire e conservare registri, file e documenti dell'ufficio.
- Gestire la corrispondenza, inclusa la ricezione, lo smistamento e la distribuzione della posta in arrivo e la preparazione della posta e dei rapporti in uscita.
- Fornire supporto amministrativo agli alti funzionari e agli altri membri del personale.
- Assistere nell'organizzazione di riunioni, workshop e sessioni di formazione.
2. Compiti d'ufficio:
- Immettere ed elaborare i dati nei sistemi informatici, garantendo accuratezza ed efficienza.
- Preparare presentazioni, report, fogli di calcolo e altri documenti utilizzando software per ufficio.
- Gestire le attività di immissione, elaborazione e gestione dei dati.
- Mantenere e aggiornare database e record come richiesto.
3. Comunicazione e coordinamento:
- Interagire con le parti interessate, inclusi assicurati, datori di lavoro, beneficiari e funzionari governativi, per fornire informazioni e rispondere a domande.
- Rispondere a telefonate, e-mail e corrispondenza scritta in modo tempestivo e professionale.
- Mantenere una comunicazione efficace con altri dipartimenti e filiali all'interno dell'ESIC per facilitare il coordinamento e la collaborazione.
4. Funzioni di supporto generali:
- Fornire assistenza nel processo di approvvigionamento, come ottenere preventivi, effettuare ordini e monitorare le consegne.
- Gestire l'inventario e le forniture per ufficio, garantendo il regolare funzionamento delle operazioni quotidiane.
- Gestire attività contabili di base, come l'elaborazione dei pagamenti e la preparazione delle fatture.
- Assistere nell'amministrazione di vari regimi e vantaggi forniti dall'ESIC.
5. Servizio clienti:
- Risolvere domande e reclami dei clienti, fornendo informazioni accurate e assistendoli nelle loro transazioni.
- Dare seguito alle richieste dei clienti e garantire la tempestiva risoluzione dei problemi.
- Mantenere la riservatezza e proteggere le informazioni sensibili relative a dipendenti e datori di lavoro.
Nel complesso, il personale multitasking dell'ESIC svolge un ruolo fondamentale nel supportare le operazioni quotidiane dell'organizzazione gestendo in modo efficiente le attività amministrative, di segreteria e di supporto generale. Il loro contributo garantisce una comunicazione, un coordinamento e un servizio clienti fluidi, supportando così il raggiungimento degli scopi e degli obiettivi dell'ESIC.