Data: [Data dell'evento]
Posizione: [Sala riservata]
Obiettivo:organizzare ed eseguire una cena-concerto danzante di successo che raccoglierà fondi per beneficenza locale.
Ambito:questa dichiarazione sull'ambito delinea gli aspetti principali del concerto cena-ballo, inclusi i seguenti elementi chiave:
1. Luogo:
Organizzare e garantire l'utilizzo della sala riservata che può ospitare fino a 60 ospiti (30 coppie).
Garantire la disposizione dei posti a sedere, le decorazioni e l'illuminazione adeguate per creare un'atmosfera invitante per gli ospiti.
2. Combinazione jazz:
Assumi un gruppo jazz professionista composto da [Specifica numero] musicisti esperti.
Collaborare con i musicisti per curare un repertorio musicale coinvolgente e vario adatto all'evento.
Coordinare le configurazioni audio e luci per garantire un'esperienza audiovisiva ottimale.
3. Servizio cena:
Organizzare servizi di catering per fornire un delizioso menu per la cena agli ospiti durante l'evento.
Garantire la disponibilità di una varietà di opzioni ristorative per soddisfare le preferenze dietetiche.
Coordinare il personale di servizio per garantire un servizio efficiente di cibo e bevande durante l'evento.
4. Raccolta fondi:
Sviluppare ed eseguire strategie di raccolta fondi, tra cui vendita di biglietti, sponsorizzazioni e aste silenziose durante l'evento.
Collaborare con l'organizzazione di beneficenza per determinare gli obiettivi di raccolta fondi e allocare i proventi in modo appropriato.
5. Marketing e promozione:
Crea materiali promozionali, come poster, inviti digitali e post sui social media, per pubblicizzare l'evento in modo efficace.
Organizzare una campagna di pubbliche relazioni per attirare la copertura mediatica e aumentare la consapevolezza sull'evento e sulla sua causa di beneficenza.
6. Programma dell'evento:
Pianifica un programma completo dell'evento che includa la durata del concerto, il servizio della cena e le attività di raccolta fondi.
Assegna fasce orarie specifiche per ciascun segmento, garantendo uno svolgimento fluido e piacevole dell'evento.
7. Personale:
Assegnare personale di gestione dell'evento, volontari e personale di sicurezza per garantire il regolare svolgimento dell'evento.
Assegnare ruoli e responsabilità chiari a ciascun membro dello staff per mantenere un coordinamento efficiente durante l'evento.
8. Gestione del budget:
Stabilisci un budget e un piano finanziario per l'evento, comprese le spese per l'affitto della sede, il combo jazz, il catering, il marketing e altri costi associati.
Monitorare e gestire il budget in modo efficace per garantire che le spese non superino i fondi stanziati.
9. Conformità:
Ottenere i permessi, le licenze e la copertura assicurativa necessari per l'evento
Rispettare tutte le leggi e i regolamenti locali, statali e federali relativi all'organizzazione e allo svolgimento dell'evento,
10. Valutazione e reporting:
Condurre una valutazione post-evento per valutare il successo e l'impatto del concerto, compresi i risultati della raccolta fondi e il feedback di ospiti e sponsor.
Preparare rapporti dettagliati e rendiconti finanziari per l'organizzazione di beneficenza per garantire trasparenza e responsabilità.
11. Gestione del rischio:
Identificare potenziali rischi e sviluppare piani di emergenza per mitigare eventuali sfide che potrebbero sorgere durante l'evento, comprese condizioni meteorologiche, problemi tecnici o circostanze impreviste.
12. Sostenibilità: **
Incorporo pratiche sostenibili nella pianificazione dell'evento, come l'utilizzo di materiali ecologici, la riduzione al minimo degli sprechi e la donazione degli avanzi di cibo alle organizzazioni locali.
Esclusioni:il concerto cena-danza non copre i seguenti aspetti:
1. Trasporto per gli ospiti.
2. Alloggio Per ospiti fuori città.
3. Regali o ricordi per gli ospiti.
Presupposti:la dichiarazione di ambito si basa sui seguenti presupposti:
1. La sala riservata è disponibile e accessibile il giorno dell'evento.
2. Il combo jazz e i catering forniranno i loro servizi secondo i termini e le condizioni concordati.
3. Le attività di raccolta fondi saranno condotte in conformità con le leggi e i regolamenti locali.
Approvazioni:questa dichiarazione di ambito richiede l'approvazione delle seguenti parti interessate:
1. Organizzatore di eventi.
2. Combinazione jazz.
3. Fornitore di servizi di ristorazione.
4. Organizzazione di beneficenza.
5. Gestione della sede (se applicabile).
Deliverables:i seguenti deliverables saranno prodotti come parte dell'evento:
1. Programma dell'evento.
2. Rapporto sulla raccolta fondi.
3. Rapporto di valutazione post-evento.
4. Rendiconto finanziario.
Comunicazione:verrà mantenuta una comunicazione regolare con tutte le parti interessate durante tutto il processo di pianificazione dell'evento, inclusi rapporti sui progressi, aggiornamenti e coordinamento.
Questa dichiarazione sull'ambito funge da guida completa per l'organizzazione e l'esecuzione del concerto cena-ballo per l'ente di beneficenza locale. Seguendo questo documento, gli organizzatori dell'evento mirano a creare un evento di raccolta fondi di successo e di grande impatto che contribuisca positivamente alla comunità.**