La gestione dei record elettronici (ERM) offre un'ampia gamma di vantaggi alle organizzazioni, tra cui:
1. Maggiore efficienza e produttività: I sistemi ERM automatizzano molte delle attività associate alla gestione dei record, come l'archiviazione, l'indicizzazione e la ricerca, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su altre attività più importanti. Inoltre, i sistemi ERM possono aiutare le organizzazioni a semplificare i propri processi aziendali riducendo la necessità di documenti cartacei.
2. Sicurezza migliorata: I sistemi ERM possono aiutare a proteggere le informazioni sensibili da accessi non autorizzati, modifiche o distruzioni. Questo è importante per le organizzazioni soggette alle normative sulla privacy dei dati o che desiderano semplicemente proteggere le proprie informazioni riservate.
3. Costi ridotti: I sistemi ERM possono aiutare le organizzazioni a ridurre i costi associati alla gestione dei record, come costi di archiviazione, costi della carta e costi della manodopera. Inoltre, i sistemi ERM possono aiutare le organizzazioni a evitare i costi associati alla perdita o al danneggiamento dei record.
4. Conformità migliorata: I sistemi ERM possono aiutare le organizzazioni a conformarsi alle normative e agli standard di settore che richiedono la corretta gestione dei record. Ciò può aiutare le organizzazioni a evitare multe e sanzioni e può proteggerle dalla responsabilità legale.
5. Maggiore trasparenza e responsabilità: I sistemi ERM possono contribuire a migliorare la trasparenza e la responsabilità all'interno delle organizzazioni fornendo un registro chiaro di chi ha effettuato l'accesso, modificato o eliminato i record. Ciò può aiutare a prevenire le frodi e semplificare l'indagine sugli incidenti di sicurezza.
6. Miglioramento del processo decisionale: I sistemi ERM possono aiutare le organizzazioni a prendere decisioni migliori fornendo loro un facile accesso alle informazioni di cui hanno bisogno. Ciò può aiutare le organizzazioni a identificare tendenze, individuare problemi e prendere decisioni più informate.
7. Servizio clienti migliorato: I sistemi ERM possono aiutare le organizzazioni a fornire un migliore servizio ai clienti rendendo più facile per loro trovare le informazioni di cui hanno bisogno per aiutare i clienti. Ciò può aiutare a ridurre i tempi di attesa dei clienti e a migliorare la loro soddisfazione.
8. Collaborazione migliorata: I sistemi ERM possono aiutare le organizzazioni a migliorare la collaborazione rendendo più semplice la condivisione delle informazioni da parte dei dipendenti. Ciò può aiutare le organizzazioni ad abbattere i silos e migliorare il lavoro di squadra.
9. Maggiore innovazione: I sistemi ERM possono aiutare le organizzazioni a promuovere l’innovazione fornendo ai dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno per elaborare nuove idee. Ciò può aiutare le organizzazioni a stare al passo con la concorrenza e a far crescere la propria attività.
10. Sostenibilità migliorata: I sistemi ERM possono aiutare le organizzazioni a ridurre il proprio impatto ambientale riducendo la necessità di carta e altri materiali. Ciò può aiutare le organizzazioni a conservare le risorse naturali e a ridurre la propria impronta di carbonio.