Impostare una data . Il primo passo nella pianificazione di ogni festival è quello di fissare una data - e bastone con esso . Festival di primavera può essere difficile , soprattutto se tenuto all'aperto, poiché il tempo può essere imprevedibile . Sia che tu stia avendo un festival al coperto o all'aperto , consultare i calendari di altri eventi nella tua zona ( check-in giornali e con la Camera di Commercio ) , previsioni del tempo , e la disponibilità del sito vuoi . Quando sei sicuro della data , impostare la data e l'ora , permettendo in camera la mattina e la sera per la configurazione e la pulizia .
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Crea un profilo piano dettagliato per la vostra fiera . Ciò dovrebbe includere le principali aree di selezione del sito e preparazione; marketing e pubblicità; sponsorizzazioni e fonti di finanziamento; partecipanti; organizzazione di volontariato; necessità di attrezzature; e di un piano per l'installazione , l'esecuzione e la pulizia . Ogni area del vostro profilo dovrebbe includere una lista di cose da fare , un calendario per la realizzazione e la proiezione di colonna che sarà responsabile di tale compito .
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Selezionare e preparare il vostro sito . Ciò si verifica immediatamente dopo la selezione di data e ora . Dove sarà la tua fiera si terrà ? Assicurarsi che la proprietà è disponibile controllando con la società di proprietario o di gestione . Prenotate la data ( così come il giorno prima e il giorno dopo , per essere sicuri) con il proprietario o l' azienda . Avanti , assicurarsi di ottenere tutte le necessarie autorizzazioni , licenze o altri documenti legali necessari per l'esecuzione di un festival . Questo può includere permessi ABC per la vendita di alcolici , permessi di performance musicali, vigili del fuoco ispettore permessi , permessi ispettore cibo , e altri . Potete saperne di più contattando la tua città , città o provincia uffici locali , o il vostro dipartimento sanitario locale .
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Inizia il marketing e la pubblicità , almeno sei mesi prima del festival . Verificare con più ampie , pubblicazioni regionali prima , in quanto sono più probabilità di avere scadenze precedenti . Quindi assicuratevi di conoscere le scadenze per i vostri giornali locali , stazioni radio, riviste e fonti internet . Siti di networking online , come "Facebook " e " MySpace ", possono essere strumenti di benefici economici e di marketing , e la vostra camera di commercio locale , uffici governativi , e le associazioni di quartiere possono essere buone risorse per dove e come pubblicizzare localmente . Piano per annunciare la chiamata per i partecipanti ( musicisti, produttori , o altre persone coinvolte nel presentare in fiera ) almeno tre mesi prima del tempo . La chiave di ogni campagna di marketing di successo è un logo set - in - pietra , semplice e facile da identificare, così come tre o quattro righe di informazioni vitali che possono essere utilizzati su ogni documento creato . Inserite il vostro logo su moduli , cartoline , volantini , annunci , banner , merci e qualsiasi altro luogo che stai pubblicizzando il vostro evento .
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Trova il finanziamento . Fonti di sponsorizzazione e di finanziamento devono essere chiariti entro il primo mese di programmazione . Quanti soldi avete bisogno per il vostro giusto ? Considerare i costi di marketing e pubblicità , tra cui la stampa; costi per i permessi; costi per affittare il sito; noleggio di apparecchiature o di acquisto; e l'acquisto di forniture . Sovrastima tutto il necessario , come ci sono sempre costi nascosti in un evento di qualsiasi dimensione . Poi , decidere se avete bisogno di sponsor dell'evento , finanziamenti privati o sovvenzioni per ottenere tale importo . Molte organizzazioni locali offrono alle piccole sovvenzioni a organizzatori di eventi, e il finanziamento privato da voi stessi o qualcuno che conosci è sempre un'opzione . Se ti senti avrete bisogno di sponsor , decidere come ti ripaghi il loro patrocinio ( logo pubblicità , merchandising e striscioni ) e assicurarsi di contattarli da almeno quattro mesi dalla data dell'evento .
portare sul Fun Parte - I partecipanti , volontari , attrezzature e il Big Day
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Creare moduli per i venditori o musicisti partecipanti utilizzando un elaboratore di testi o un programma di grafica ! . Assicuratevi di chiedere tutte le loro informazioni di contatto , un campione o una descrizione del loro lavoro , una chiara dichiarazione di tasse per la domanda e le eventuali rinunce di assicurazione o di responsabilità richiesti dal sito . Alcuni eventi devono essere coperti da assicurazione evento , che si trova da associazioni locali . Iniziare la pubblicità per i partecipanti precoce , e hanno una scadenza per le loro applicazioni . Sapere quanti fornitori o esecutori è possibile ospitare in modo sicuro , e quanto sarà necessario pagare per realizzare un profitto sull'evento . Tenere traccia di tutte le applicazioni e prendere contatto con i partecipanti , come si riceve loro di follow-up con le informazioni sulla fiera . Liste di posta elettronica funzionano molto bene per questo
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Organizza e reclutare volontari per aiutare con la pianificazione e per portare via la fiera - . Creazione , pulizia , e dare una mano , mentre il grande giorno sta succedendo . I volontari possono anche essere utilizzati per commercializzare e pubblicizzare mettendo volantini , facendo internet e la pubblicità word - of-mouth , e contattando giornali e riviste con comunicati stampa e richieste di funzionalità . I volontari saranno parte essenziale di ogni evento , quindi assicuratevi di aver fatto tutto il possibile per ricompensarli - organizzare un pranzo gratis , offrire loro una t-shirt o altra merce , o dare i biglietti d'ingresso gratuiti per loro per amici e famiglia . È possibile trovare i volontari attraverso la pubblicità locale , o contattando le scuole universitarie e secondarie , che spesso mantengono elenchi di opportunties volontariato per gli studenti .
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Priorità vostra attrezzatura e le esigenze di noleggio . L'apparecchiatura può essere un ostacolo per molti eventi futuri . Eventi all'aperto possono necessitano di tende , che sono costosi da affittare , ma evitare che l'evento venga annullato in caso di maltempo , e palcoscenici mobili , che può essere difficile da trovare . Si consiglia di fornire tavoli, sedie , spazi stand , bidoni della spazzatura , contenitori per il riciclaggio , bagni chimici , di accesso elettrico per venditori di cibo , o altre attrezzature . Identificare ogni articolo di cui ha bisogno prima di pubblicizzare , e iniziare subito l'acquisizione di attrezzature . Se avete un budget con cui lavorare, si può scegliere di noleggiare l'attrezzatura da una fonte noleggio di partito - la maggior parte delle regioni hanno almeno uno o due negozi che servono loro , che potete trovare con una semplice ricerca su Internet . Si può anche chiedere di prendere in prestito o noleggiare a basso costo da gruppi ecclesiali o di studenti , associazioni di quartiere , le camere di commercio , università e altre fonti locali . Assicurarsi di avere un equipaggio di volontari che possono raccogliere e restituire attrezzature settimana che circonda il vostro evento .
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Controlla le vostre liste e piani . Controlli last minute di tutto dovrebbero iniziare almeno una settimana di anticipo . Sarete responsabile per la responsabilità che tutti voi delegato di ha completato i loro compiti , e ti verrà richiesto di garantire per i permessi e le pratiche burocratiche necessarie per assicurarsi che il tutto si spegne senza un intoppo .
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divertirvi ea rilassarvi . La cosa più importante che puoi fare è quello di godersi il grande giorno . Ogni evento è destinato a vedere un paio di errori durante il giorno - ma è importante ricordare che non si può rendere tutto perfetto . Ricordarsi di dormire bene la notte prima , mangiare un buon pasto o due durante l'evento , e ringrazio tutti quelli che hanno contribuito a rendere la festa di primavera si sposano perfettamente ! Biglietti di ringraziamento a tutti i partecipanti fornitori , musicisti, ispettori, permitters , sponsor , fonti di finanziamento , ei volontari sono una buona idea . E quando è finita , preparatevi a pianificare uno per l' estate, autunno o inverno .