1. Mancanza di infrastrutture e tecnologia:molte istituzioni pubbliche e private non dispongono di infrastrutture e tecnologie adeguate per una corretta gestione dei documenti. Ciò si traduce in pratiche di tenuta dei registri inadeguate, come l’uso di sistemi di archiviazione obsoleti e strutture di archiviazione inadeguate.
2. Consapevolezza e formazione limitate:c'è una consapevolezza limitata tra i funzionari pubblici e il pubblico in generale sull'importanza della gestione dei documenti. Di conseguenza, vi è una mancanza di impegno verso pratiche adeguate di gestione dei documenti e le opportunità di formazione sono spesso limitate.
3. Legislazione inadeguata:in Uganda manca un quadro giuridico completo e aggiornato per la gestione dei documenti. La legislazione esistente sulla gestione dei record è frammentata e non affronta le sfide moderne, come la gestione dei record elettronici.
4. Limitazioni in termini di risorse:molte istituzioni si trovano ad affrontare limitazioni in termini di risorse, tra cui finanziamenti, personale e competenze limitati. Ciò influisce sulla loro capacità di implementare e mantenere sistemi di gestione dei documenti efficaci.
5. Questioni di conformità e applicazione:mancano meccanismi di applicazione efficaci per garantire la conformità agli standard e alle linee guida sulla gestione dei documenti. Ciò si traduce in pratiche di gestione dei record inadeguate e nella perdita di informazioni preziose.
6. Mancanza di coordinamento:non esiste un ente centrale o un'autorità responsabile del coordinamento delle attività di gestione dei documenti tra le diverse agenzie e istituzioni governative. Ciò porta a pratiche incoerenti e alla mancanza di procedure standardizzate di tenuta dei registri.
7. Barriere culturali e tradizionali:in alcuni casi, le pratiche culturali e tradizionali possono ostacolare la gestione efficace dei documenti. Ad esempio, alcune comunità potrebbero considerare determinati documenti come sacri o riservati, rendendoli inaccessibili per un'adeguata documentazione e conservazione.
8. Interferenza politica:l'interferenza politica può compromettere l'integrità delle pratiche di gestione dei documenti, soprattutto quando si desidera manipolare o sopprimere informazioni per guadagni politici.
9. Preparazione alle catastrofi e alle emergenze:molte istituzioni non dispongono di piani di preparazione alle catastrofi e alle emergenze per proteggere i propri archivi da danni o perdite in caso di disastri naturali, incendi o altri eventi imprevisti.
10. Gestione dei record elettronici:il crescente utilizzo di record elettronici e tecnologie digitali pone nuove sfide per la gestione dei record, tra cui garantire la sicurezza dei dati, preservare i formati digitali e mantenere l'autenticità e l'integrità dei record elettronici.
Affrontare queste sfide richiede uno sforzo concertato da parte del governo, delle istituzioni pubbliche e del settore privato per sviluppare politiche complete di gestione dei documenti, fornire risorse e formazione adeguate, promuovere la consapevolezza e garantire la conformità agli standard di gestione dei documenti.