Ottieni le sue informazioni di contatto . Questo può essere trovato online attraverso varie fonti come registri pubblici, piattaforme di social media o attraverso connessioni reciproche.
Decidi lo scopo e il contenuto del tuo messaggio . Delinea chiaramente il motivo della tua corrispondenza e assicurati che il messaggio sia conciso, pertinente e rispettoso.
Scegli un canale di comunicazione appropriato . Decidi se scriverai una lettera o invierai un'e-mail. Se scegli di inviare una lettera fisica, assicurati di avere l'indirizzo postale corretto. Se stai inviando un'e-mail, utilizza un indirizzo e-mail e un oggetto professionali.
Indirizza il tuo messaggio in modo formale . Inizia la lettera o l'e-mail con un saluto formale, come "Caro dottor Bishop" o "Caro professor Bishop". Se non sei sicuro del suo titolo o titolo onorifico, è meglio peccare per eccesso di formalità e utilizzare il titolo accademico o professionale più alto che riesci a trovare.
Dichiara lo scopo della tua lettera o e-mail in modo chiaro e conciso . Spiega perché le stai scrivendo e cosa speri di ottenere. Sii specifico e pertinente, evitando dettagli inutili o informazioni irrilevanti.
Mantieni un tono professionale in tutta la lettera o l'e-mail . Evita di usare linguaggio informale, slang o espressioni colloquiali. Ricorda che questa è una corrispondenza formale e dovrebbe riflettere il tuo rispetto per il destinatario.
Rileggi attentamente il tuo messaggio prima di inviarlo . Assicurati che non ci siano errori di grammatica, ortografia o punteggiatura. È consigliabile che qualcun altro riveda il tuo messaggio per verificarne l'accuratezza e la chiarezza prima di inviarlo.
Includi eventuali allegati pertinenti . Se includi documenti o allegati aggiuntivi, come un curriculum, un portfolio o una proposta di ricerca, indica chiaramente cosa sono e perché li includi.
Sii educato ed esprimi gratitudine . Ringraziala per il suo tempo e la sua considerazione ed esprimi il tuo apprezzamento per qualsiasi assistenza o informazione che possa fornire.
Invia la lettera o l'e-mail utilizzando il canale di comunicazione scelto . Assicurati di avere l'indirizzo email o l'indirizzo postale corretto prima di inviare il messaggio. Conserva un registro della corrispondenza per tuo riferimento, ad esempio una copia dell'e-mail o una bozza della lettera.